Czy trzeba prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu dla wynajmowanych samochodów osobowych?

Do stwierdzenia, czy mamy do czynienia z umową leasingu w rozumieniu art. 17a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., czy też z innym rodzajem umowy, istotna jest treść tejże umowy, a nie jej nazwa. Na podstawie przepisów normujących umowę leasingu w rozdziale 4a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stwierdzić można, że warunkami, które determinują fakt zawarcia umowy leasingu w rozumieniu tej ustawy, są: zawarcie umowy na wymagany czas oznaczony, ustalenie w umowie, że suma opłat pomniejszonych o należny podatek od towarów i usług musi odpowiadać co najmniej wartości początkowej przedmiotu umowy.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Na mocy art. 16 ust. 3b ustawy przepis ust. 1 pkt 51 nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1. Zgodnie z powołanym art. 17a pkt 1 ustawy przez umowę leasingu rozumie się umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej “finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej “korzystającym”, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów.
Umowa leasingu, unormowana w kodeksie cywilnym, jest więc tylko jedną z wielu umów, które mieszczą się w tym katalogu. Podatkową umową leasingu może być każda umowa posiadająca cechy określone w art. 17a pkt 1 ? niezależnie od nazwy. Jeżeli więc umowa długoterminowego najmu samochodu osobowego spełnia wymogi ustalone w art. 17b ust. 1 ustawy dla leasingu podatkowego, tzn. suma opłat ponoszonych przez podatnika w podstawowym okresie umowy z tytułu używania samochodów osobowych, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej samochodów osobowych oraz umowa zawarta została na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji samochodów osobowych, to należy ją uznać za umowę leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1, co wyłącza obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Reasumując, jeśli którykolwiek z ww. warunków nie jest spełniony, to umowa nie ma charakteru podatkowej umowy leasingu, a wywołuje skutki podatkowe przewidziane dla umów najmu i dzierżawy. W przypadku więc umowy o oddaniu rzeczy do używania, zawartej na czas nieoznaczony, nie będzie ona mogła być uznana za podatkową umowę leasingu, a jedynie za umowę wywołującą skutki umowy najmu i dzierżawy. Jeśli więc umowa najmu samochodów osobowych spełnia warunki umowy leasingu określone w art. 17a oraz 17b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, wydatki związane z użytkowaniem samochodów osobowych na podstawie umowy najmu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Małgorzata Słomka
doradca podatkowy nr wpisu 09900
malgorzata.slomka@isp-modzelewski.pl
(022) 517 30 64

Źródło: http://www.isp-modzelewski.pl/component/content/article?id=796&start=10