Wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów – kiedy stanowią koszty podatkowe?

Wyliczenie przez ustawodawcę jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż tego rodzaju wydatki zawsze i w każdym przypadku, muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami podatkowymi jedynie wówczas, gdy mają jednoznaczny charakter reprezentacyjny.

Stosownie do regulacji art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem organów podatkowych i sądów administracyjnych, konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów niewymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Zakupy artykułów spożywczych na potrzeby spotkań z kontrahentami, zebrań i narad nie spełniają przesłanek określonych w regulacji prawnej art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, na podstawie której ustawodawca wyklucza z kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Zgodnie z poglądami NSA, reprezentacja to ogólnie okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Pod pojęciem reprezentacji należy uznać wszelkie wydatki, które w sposób ponadstandardowy kreują pozytywny wizerunek firmy, w tym wobec innych podmiotów, z którymi ona współpracuje. Zatem nie można uznać jako wydatki reprezentacyjne np. kosztów posiłku w restauracji, zwyczajowo przyjętego w obecnych realiach życia gospodarczego (por. wyroki NSA z 25 maja 2012 r. sygn. II FSK 2200/10 oraz z 27 września 2012 r. sygn. II FSK 392/11). Istotę rozumienia pojęcia reprezentacji użytego w przepisach ustawy podatkowej określa postanowienie siedmiu sędziów NSA z 8 kwietnia 2013 r. sygn. II FPS 7/12, w którym NSA opowiedział się za rozumieniem pojęcia reprezentacji, jako działań podejmowanych w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów, skierowanych do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej oraz w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy, stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia, wykreowania pozytywnego wizerunku, uwypuklenie zasobności i profesjonalizmu podatnika.

Bartłomiej Kurant
młodszy konsultant podatkowy
bartlomiej.kurant@isp-modzelewski.pl
tel. 022 515 30 60 wew. 125