Zwrot wydatków poniesionych przez członka zarządu a koszty uzyskania przychodu spółki kapitałowej

W kwestii zakwalifikowania na gruncie ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej określanej jako: ?ustawa?) wydatków spółki kapitałowej z tytułu zwrotu kosztów poniesionych przez członka jej zarządu z tytułu pełnionej funkcji, dominują pozytywne stanowiska organów podatkowych, konieczne jest jednak zwrócenie uwagi na kilka czynników.

 
Na mocy zasady ogólnej, jaką statuuje art. 15 ust. 1 ustawy, kosztem uzyskania przychodu mogą być wydatki spółki kapitałowej poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te muszą być racjonalne, ekonomicznie uzasadnione i nie mogą być wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 wskazanej ustawy. Ponieważ zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje, a jego powołanie jest konieczne do utworzenia spółki z o.o., zatem pomimo tego, że wykonywane przez członków zarządu zadania nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem spółki, to jednak przejawiają związek z prowadzoną przez spółkę działalnością i w rezultacie wydatki wynikające z realizacji obowiązków członków zarządu spółki należy zakwalifikować do kosztów podatkowych, przy spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków ustawowych, jako wypełniające dyspozycję art. 15 ust. 1 ustawy. Wydatki poniesione przez spółkę w związku z pełnieniem funkcji przez członków jej zarządu, wykazują bowiem ogólny związek z przychodami spółki, dotyczący funkcjonowania podmiotu gospodarczego. Ocenę tę potwierdza w szczególności interpretacja indywidualna nr IBPB-1-2/4510-72/16/AP wydana 10 marca 2016 r., przez działającego z upoważnienia Ministra Finansów Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach.

 
Jakkolwiek więc nie powinien budzić wątpliwości fakt generalnego występowania związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy kosztami ponoszonymi przez spółkę z tytułu funkcjonowania jej zarządu a osiąganymi przez nią przychodami, dotyczący w szczególności zwrotu niektórych  wydatków poniesionych przez członka zarządu, to jednak należy mieć na względzie, że do celów podatkowych ocenie podlegają poszczególne wydatki. Nie wystarczą założenia ogólne istnienia wspomnianego związku. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez spółkę powinien podlegać indywidualnej ocenie w  celu dokonania jego prawidłowej kwalifikacji.

 
Jednocześnie zauważyć należy, że możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków dotyczących członka zarządu uzależniona jest również od łączącego go ze spółką stosunku prawnego opartego na przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy  lub ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r.- Kodeks cywilny. W przypadku, gdy członek zarządu nie jest pracownikiem spółki, konieczność ponoszenia przez spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami Spółki.

 
W ten sposób oceniać należy m.in. dokonywany przez spółkę zwrot na rzecz członka zarządu, ewentualnych kosztów dojazdu do siedziby spółki oraz pokrywanie kosztów noclegu w miejscowości jej siedziby, w szczególności w sytuacji, gdy członek zarządu ma miejsce zamieszkania w znacznej odległości od  siedziby spółki. Do kosztów uzyskania przychodów spółka może także zaliczyć wydatki na wynajem mieszkania udostępnionego pracownikowi – członkowi zarządu spółki, jak również wydatki związane z podróżami członków zarządu, a więc m.in. koszty przejazdów, w tym paliwa w związku z używaniem samochodów osobowych prywatnych na cele służbowe, koszty noclegów oraz wyżywienia, zwłaszcza gdy członkowie zarządu złożyli oświadczenie, że wypłacone diety i inne należności z tytułu podróży nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, a w spółce obowiązuje regulamin organizacyjny zarządu, z którego wynika obowiązek spółki zwrotu wydatków poniesionych przez członków zarządu w związku z odbywaniem podróży.

 
Opierając się na przepisie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy, należy wskazać, że spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli podróż członków zarządu jest racjonalnie uzasadniona, a koszty zużywanego w związku z tą podróżą paliwa będą mieścić się w limicie obliczanym na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz warunków dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

 
Zasadność ujęcia w kosztach spółki wskazanych wydatków potwierdza np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPB6/4510-136/16-2/AZ z dnia 23 maja 2016 r.

 
Tego rodzaju wydatki nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. Jeżeli więc są one racjonalne i uzasadnione z punktu widzenia interesów Spółki, mogą być kosztem podatkowym. Podkreślenia wymaga jednak, że to na Spółce spoczywać będzie obowiązek wykazania istnienia tych przesłanek.

dr Joanna Kiszka
Konsultant podatkowy
joanna.kiszka@isp-modzelewski.pl
tel. (32) 259 71 50

Źródło: http://www.isp-modzelewski.pl/component/content/article?id=873&start=15