Digitalizacja dokumentów w firmie to oprócz szeregu korzyści dla użytkowników/pracowników/pracodawcy jest przede wszystkim coraz częściej pojawiającą się koniecznością w celu usprawnienia cyklicznych działań w firmie oraz zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji pracowniczej.
Nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie 1 stycznia 2019 r. umożliwiła przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Od tamtego momentu było kilka nowelizacji, w chwili obecnej, na kanwie art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, firma ma swobodę wyboru w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Sam proces przenoszenia dokumentacji polega, między innymi, na następujących krokach.
- Sporządzeniu odwzorowania cyfrowego dokumentów papierowych, co sprowadza się do wprowadzenia do e-teczek zeskanowanych dokumentów, podzielonych na odpowiednie części (ABCDE) wraz z metryką dokumentu,
- Opatrzeniu skanów podpisem kwalifikowanym elektronicznym pracodawcy, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby, który potwierdzi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym,
- Wprowadzeniu danych do kartoteki pracownika na podstawie skanów dokumentów,
- Opcjonalnie udostępnieniu pracownikowi w Pulpicie Pracownika e-teczki z dokumentacją.
System Enova365, którym się posługujemy, poza możliwością dodawania i przechowywania akt osobowych daje możliwość ewidencjonowania pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w zakładce Elektroniczna dokumentacja pracownicza/Pozostała dokumentacja.
Do tego katalogu można dodawać inne dokumenty, które mogą wystąpić w obsłudze kadrowej pracowników. Poprzez podział na podkategorie można uporządkować dokumentację związaną z:
- urlopem wypoczynkowym,
- PPK,
- ewidencją czasu pracy,
- odzieżą roboczą,
- wynagrodzeniami i innymi świadczeniami.
E-teczki enova365 spełniają także inne wymogi, określone w rozporządzeniu, dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej, a nie wymienione powyżej, w tym:
- przeglądanie i skuteczne wyszukiwanie wybranych dokumentów przez upoważnione do tego osoby w zakresie wynikającym z upoważnienia,
- zabezpieczenie treści dokumentacji przed uszkodzeniem i wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
- zapewnienie nadzoru oraz możliwość identyfikacji osób, mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
- wprowadzenie usystematyzowanego sposobu dokładania nowych dokumentów do akt, najlepiej poprzez zaczytywanie do aktówek szablonów wyeksportowanych z systemu kadrowo-płacowego po nadaniu im metadanych i opatrzeniu ich podpisem kwalifikowanym przez upoważnionych pracowników,
- zapewnienie możliwości wydawania, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji oraz drukowania tej dokumentacji.
Sposoby wdrożenia digitalizacji w firmie:
Elektronizacja dokumentacji może być wdrożona na kilka sposobów, w zależności od specyfiki, wyboru i możliwości organizacji. Każda z tych metod jest dobra, choć ma swoje zalety i wady. Przede wszystkim musi być zgodna z przepisami oraz zapewnić bezpieczeństwo danych.
I. Digitalizacje dokumentów/e-teczka -Opis procesu składającego się z 2 etapów:
Całościowy proces po stronie ISP-Audyt:
I etap
a) skanowanie każdego dokumentu znajdującego się w teczce osobowej
b) opatrzenie każdego dokumentu podpisem elektronicznym – upoważnienie pracownika do opatrzenia każdego dotychczasowego dokumentu podpisem elektronicznym. Tylko taka forma może się znajdować w e-teczce.
c) utworzenie e-teczki
d) weryfikacja dokumentacji w poszczególnych zakładkach e-teczki
e) utworzenie bazy danych e-teczek
II etap
a) bieżące prowadzenie e-teczek (aneksy, nowe umowy o pracę, orzeczenia lekarskie, zaświadczenie BHP i inne – każdy dokument opatrzony podpisem elektronicznym ze strony klienta)
b) zakładanie nowego rekordu e-teczki dla nowozatrudnionych
c) wprowadzenie do bazy danych e-teczek
II. Pulpit Kierownika i Pracownika
a) pełne działanie pulpitów pracownika i kierownika – wsparcie pracowników w dostępie i nawigacji w pulpitach po stronie ISP-Audyt
b) wdrożenie procesu sprawnie działających wniosków urlopowych, i innych nieobecności, ich akceptacji przez przełożonego (pulpit pracownika i kierownika – możliwość akceptacji wniosków telefonem).
Jakie korzyści niesie digitalizacja dokumentacji pracowniczej?
Przejście z papierowej wersji dokumentów pracowniczych na elektroniczne daje liczne korzyści:
- szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów oraz bezpieczeństwo danych, umożliwia przegląd dokumentacji z każdego miejsca i o każdej porze, bez konieczności przyjeżdżania do siedziby firmy, zabezpiecza przed zaginięciem bądź zniszczeniem,
- ułatwia porządkowanie dokumentacji oraz oszczędza miejsce w biurowej przestrzeni,
- oszczędność kosztów związanych z archiwizacją i powierzchnię na nią przeznaczoną,
- łatwiejsze raportowanie oraz przygotowanie analiz dzięki połączeniu z systemem kadrowo-płacowym,
- wizerunek firmy jako nowoczesnej organizacji.
