Zgodnie z kodeksem cywilnym art. 659-679 przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do użytkowania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz, natomiast umowa dzierżawy jest określona w art. 693-709 KC i zgodnie z umową dzierżawy wydzierżawiający zobowiązuje się oddać dzierżawcy rzecz do użytkowania i pobierania pożytków przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a dzierżawca zobowiązuję się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz który może być oznaczony w ułamkowej części pożytków.
Najemca lub dzierżawca nie wykazuje przedmiotu najmu lub dzierżawy jako składnik swoich aktywów. Czynsz płacony z tytułu najmu lub dzierżawy jest ewidencjonowany w zależności od sposobu sporządzania rachunku zysku i straty oraz od czy jest związane z podstawową działalnością gospodarczą czy pozostałą. W razie stosowania wariantu porównawczego RZiS opłata jest ewidencjonowana w kosztach działalności operacyjnej lub pozostałych kosztach operacyjnych, a w przypadku stosowanie wariantu kalkulacyjnego do kosztów wytworzenia, ogólnego zarządu lub sprzedaży albo do kosztów pozostałej działalności operacyjnej, zależnie od celu użytkowania przedmiotu najmu lub dzierżawy. Zgodnie z przepisami firmy powinny ujmować w księgach rachunkowych zdarzenia gospodarcze zgodnie z zasadą memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów. Przykładowo jeżeli zgodnie z umową czynsz był płatny z góry za kilka miesięcy powinien być rozliczony w czasie. Służy do tego konto Rozliczenia międzyokresowe. Stosując rozliczenie międzyokresowe należy pamiętać też o zasadzie istotności. Jeżeli koszty czynszu są nieistotne, czyli nie zniekształcają wyniku finansowego spółki, można je ująć bezpośrednio w koszty. Każda firma powinna indywidulanie ustalić próg istotności i zapisać go w swojej polityce (zasadach) rachunkowości.
Z punktu wynajmującego lub wydzierżawiającego przychody związane z umowami najmu lub dzierżawy powinny być ujmowane jako przychody ze sprzedaży produktów lub pozostałe przychody operacyjne z zależności od rodzaju prowadzenia działalności gospodarczej. Przedmiot umowy jest ewidencjonowany w aktywach wynajmującego lub wydzierżawiającego, od którego dokonuje się opisów amortyzacyjnych zgodnie z zasadami amortyzacji przyjętymi do podobnych składników aktywów. W razie, gdy wynajmujący lub wydzierżawiający ujmuje opłaty z tytułu najmu lub dzierżawy jako pozostałe przychody operacyjne, to odpisy amortyzacji przedmiotu najmu lub dzierżawy powinny być zaliczone do pozostałych kosztów operacyjnych.
Przy zawieraniu umowy najmu, dzierżawy wynajmujący może pobrać kaucje, w celu zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy oraz potencjalne utraty należności od najemców. Sposób pobrania kaucji, wysokość, jej charakter, moment i metoda rozliczenia powinny być zawarte w umowie najmu lub dzierżawy. W księgach rachunkowych wynajmującego i najemcy wpłaconą kaucje z uwagi na jej zwrotny charakter ujmuje się na koncie Pozostałe rozrachunki. Rozliczenie kaucji albo zwrot następuję po rozwiązaniu umowy.
Autor: Paweł Pietrzak
