Zwrot kosztów wyżywienia w podróży służbowej

Należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej stawek z rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. korzystają ze zwolnienia i nie są ani opodatkowane, ani oskładkowane. W przypadku, gdy wypłacona pracownikowi dieta przekracza wysokość stawek diet dla pracowników określonych w ww. rozporządzeniu, ze zwolnienia korzysta jedynie kwota ustalona w tym rozporządzeniu. Nadwyżka stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Podstawową formą zwrotu kosztów wyżywienia jest dieta, która dla podróży krajowej wynosi 30 zł za dobę. W razie zwrotu pracownikowi kosztów wyżywienia w postaci podwyższonej diety albo zapewnienia pracownikowi wyżywienia lub pokrycia kosztów (całodziennego) wyżywienia pracownika na podstawie przedstawionych przez niego faktur/rachunków, kwoty wydatków z tego tytułu mogą być wyższe od kwot diet określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Wtedy według organów podatkowych nadwyżka ponad tę kwotę stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który należy opodatkować (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 czerwca 2018 r., nr 0114-KDIP3-3.4011.87.2018.3.IM).

Także z orzecznictwa NSA wynika, że bez względu na formę, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie w czasie podróży służbowych, wolna od podatku jest ta część otrzymanego zwrotu kosztów wyżywienia, która nie przekracza wysokości diety (por. wyrok NSA z dnia 26 kwietnia 2018 r., sygn. akt II FSK 1082/16 oraz z dnia 19 lipca 2017 r., sygn. akt II FSK 1678/15): ?W rozumieniu art. 12 ust. 1 w związku z art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f. nadwyżka kwoty zwróconych pracownikowi wydatków na całodzienne wyżywienie w trakcie krajowej i zagranicznej podróży służbowej ponad kwoty diet, o których mowa w rozporządzeniach jest przychodem pracownika ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przyjąć więc należy, że wartość wypłacanych pracownikowi diet i innych należności za czas podróży służbowej stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jednakże na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku, ale tylko do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.?

Małgorzata Słomka