Audyt kadrowo-płacowy

Z faktu zatrudniania pracowników wynika bezpośrednio obowiązek prowadzenia przez firmę rzetelnej dokumentacji kadrowo-płacowej. Jej składowe to m.in. akta osobowe osób zatrudnionych, szkolenia BHP, ewidencja urlopów i nieobecności chorobowych, czas pracy, lista płac, zgłoszenia do ZUS, a także wszelkie rozliczenia, w tym podatkowe.

Dokumentacja ta podlega kontroli przez instytucje państwowe – w tym m.in. PIP czy właściwy US, a wszelkie, nawet najmniejsze nieprawidłowości w tym obszarze mogą zainicjować ciąg konsekwencji prawnych oraz finansowych. Aby ich uniknąć, warto poddać procedury kadrowo-płacowe zewnętrznej, niezależnej weryfikacji. Wykonanie przez ekspertów kompleksowego audytu kadrowo-płacowego pozwoli wyeliminować możliwe błędy oraz zoptymalizować procedury związane z obsługą pracowników, a także wprowadzić stosowną korektę przed ewentualną kontrolą ze strony ZUS, PIP czy też US.

Korzyści z przeprowadzenia audytu

Z usługi audytu kadrowo-płacowego może skorzystać każde przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników bądź posiadające Zleceniobiorców. Kontrola ta jest w rekomendowana także tym podmiotom gospodarczym, które, dysponują własnym działem kadrowo-płacowym. Audyt to obiektywna, zewnętrzna weryfikacja zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym, pozwalająca prawidłowo ocenić sposób prowadzenia dokumentacji, jak i politykę kadrową firmy, wyeliminować nieprawidłowości a tym samym pozwala merytorycznie wesprzeć optymalizację wewnętrznych procedur i usprawnić procesy kadrowo-płacowe. Audyt precyzyjnie określa kondycję firmy w zakresie kadr i płac.

Audyt z uwzględnieniem prawidłowości wydatkowania środków z tzw. tarcz antykryzysowych

Audyt kadrowo-płacowy może również objąć zagadnienia pracownicze związane z oceną prawidłowości pozyskania jak również wykorzystania instrumentów wsparcia finansowego przedsiębiorców uzyskiwanych z ZUS, PUP, PFR, ARP, czy też PARP oraz od Samorządów w ramach tzw. tarcz antykryzysowych. Może w równym stopniu dotyczyć analizy spełnienia wymaganych warunków, aby otrzymane środki w całości albo części były bezzwrotne.

Zagadnienia dodatkowo badane w kontekście pomocy uzyskanej w ramach tzw. tarcz antykryzysowych mogą dotyczyć w szczególności:

• weryfikacji warunków pozyskania środków (parametrów obrotu gospodarczego, zatrudnienia, statusu przedsiębiorcy, powiązań kapitałowych z innymi przedsiębiorcami),
• spełnienia wymaganych warunków, aby otrzymane środki w całości albo części były bezzwrotne (sposób i celowość wykorzystania środków, brak redukcji zatrudnienia).

Przebieg audytu kadrowo-płacowego

Istotą audytu kadrowego jest przede wszystkim analiza dokumentów o charakterze kadrowym i płacowym przez zewnętrznych ekspertów – biegłych rewidentów. Podczas kontroli specjaliści mogą również przeprowadzić wywiad pracowniczy z osobami, którym powierzone są zagadnienia kadrowo-płacowe w obrębie danej spółki. Audyt dokumentacji pracowniczej jest równie istotny jak audyt księgowy i może być wykonany także w spółkach, które korzystają z usług księgowych firm zewnętrznych.

Podczas audytu kadrowego szczegółowej analizie podlegają m.in.:

• akta osobowe pracowników,
• ewidencja wynagrodzeń pracowniczych,
• dokumentacja zasiłkowa,
• deklaracje ZUS,
• ewidencja urlopów wypoczynkowych,
• dokumentacja dotycząca delegacji pracowniczych,
• informacje związane z kontrolą czasu pracy,
• umowy o pracę/zlecenia.

Pełen audyt kadrowy może objąć również procesy kadrowe, związane m.in. z rekrutacją nowych pracowników bądź rozwiązywaniem stosunku pracy. Kontrola połączona z analizą może być poszerzona o wewnętrzne regulacje w obrębie przedsiębiorstwa, związane z polityką kadrową i płacową – np. obowiązującymi regulaminami czy statutami.

Audyt kadrowo-płacowy może być przeprowadzany w przypadku podejrzenia nieprawidłowości, przed mającą nastąpić kontrolą (uniknięcie ewentualnych kar) ale także jako stały element weryfikujący poprawność procesów i prowadzonej dokumentacji. Regularność audytu w zakresie kadr i płac pozwala usprawniać dysfunkcyjne obszary oraz pomaga w opracowaniu strategii funkcjonowania firmy.

Wynikiem audytu jest szczegółowy raport zawierający ustalenia, stwierdzone nieprawidłowości, praktyczne sposoby ich usunięcia, procedury umożliwiające uniknięcie występowania w przyszłości błędów w prowadzeniu dokumentacji kadrowo-płacowej, w rozliczeniach z ZUS i organami podatkowymi oraz zalecenia dotyczące skutecznego unikania ryzyka.

Raport przeznaczony jest do Państwa wyłącznej wiadomości i jednocześnie chroniony tajemnicą zawodową osób je przeprowadzających.

Każdy audyt dokumentacji pracowniczej wymaga indywidualnego podejścia ze strony rewidentów. Szczegółowych informacji na ten temat udzielają doradcy ISP-Audyt z oddziałami w Warszawie, Poznaniu, Krakowie i Katowicach.