Moduł służy do dwustronnego przekazywania dokumentów dotyczących usługi outsourcingu księgowości.
Moduł umożliwi import dokumentów finansowych (faktury sprzedaży, faktury zakupu towarów na magazyn, raporty kasowe, wyciągi bankowe), konwersję z systemów fakturowych i magazynowych prowadzonych przez klientów, które dotychczas klient musiał po kolei przesyłać ręcznie lub faksem.
Po opracowaniu dokumentów przez ISP-Audyt, w module tym zostaną udostępnione Klientowi wszelkie deklaracje podatkowe, które będą powstawały w toku obsługi Klienta.
Moduł ten jest podzielony na 5 zakładek:
- Moje dokumenty
- Pliki z biura rachunkowego
- Ewidencja kosztów
- Ewidencja przychodów
- Raporty
Moje dokumenty
Zakładka ta pozwala Klientowi na przesłanie wszelkich dokumentów powstających w toku prowadzenia działalności gospodarczej, które wymagają przekazania do księgowania.
Użytkownik po wejściu do zakładki ma możliwość przesłania nowych dokumentów (również w formie paczki dokumentów), dodatkowo widoczne są dla niego wszystkie dotychczas przesłane dokumenty z oznaczeniem ich statusu oraz z podziałem na poszczególne miesiące kalendarzowe.
Przesłanie nowych dokumentów
Chcąc przekazać nowe dokumenty do księgowania, Klient wybiera przycisk ?Dodaj dokumenty?.
W tym momencie otwiera się widok umożliwiający zdefiniowanie jakiego typu dokument jest przekazywany.
Dostępne są wartości: dokumenty kosztowe, dokumenty sprzedażowe, dokumenty magazynowe, raporty kasowe, wyciągi bankowe.
Następnie definiowany jest przez użytkownika rodzaj dokumentu -dostępna lista możliwych pozycji do wyboru (faktura vat, faktura korygująca, dokument WZ, raport kasowy, wyciąg bankowy itd.)
Kolejnym krokiem jest wybranie z lokalnego katalogu pliku (plików), które mają być przekazane do biura księgowego.
Po wybraniu właściwych plików, użytkownik inicjuje ich przekazywanie do biura księgowego poprzez kliknięcie przycisku ?Rozpocznij wysyłanie plików?.
Po pomyślnym przesłaniu, formularz wraca do widoku listy dokumentów, gdzie na górze listy widoczne są nowo dodane pozycje.
W momencie ich wprowadzenia do systemu FK, system zaktualizuje ich status na ?Wprowadzono do FK?, a w momencie ich zaksięgowania zostanie zaktualizowany status ?Zaksięgowano w FK?.
Pliki z biura rachunkowego
Zakładka ta zawiera wszystkie raporty przekazywane do Klienta przez biuro rachunkowe.
Na podstawie tych raportów Klienci zapoznają się z wysokością obliczonych podatków lub zaliczek na podatki.
W momencie udostępnienia danego dokumentu, Klient otrzymuje powiadomienie mailowe o zapisaniu danego dokumentu w tym module a sam dokument staje się dostępny do pobrania.
Ewidencja kosztów
W zakładce tej znajdują się wszystkie dokumenty przekazane przez klienta, które zostały już wprowadzone do rejestrów księgowych.
Pliki zostały skatalogowane według miesiąca, którego dotyczą.
Możliwe jest filtrowanie danych w rozbiciu na okresy miesięczne lub roczne oraz filtrowanie po kategoriach kosztów.
Ewidencja przychodów
W zakładce tej znajdują się wszystkie dokumenty przekazane przez klienta, które zostały już wprowadzone do rejestrów księgowych.
Pliki zostały skatalogowane według miesiąca, którego dotyczą.
Możliwe jest filtrowanie danych w rozbiciu na okresy miesięczne lub roczne oraz filtrowanie po kategoriach
Raporty
Klient w zakładce tej na bieżąco ma dostęp do informacji zarządczej na temat przychodów, kosztów oraz marży.
W ramach modułu dostępne są Raporty standardowe wraz z interfejsem dla użytkowników niezbędnym do wykonywania wielowymiarowych analiz.
Technologia pozwoli na wykonywanie dowolnie wielu raportów z dowolną ilością miar i wymiarów.
W ramach raportów można dokonywać analiz zbiorczych oraz szczegółowych w zależności od potrzeb.
Raporty są tworzone na podstawie określonych dat, a więc użytkownik będzie wybierał zakres czasowy dokumentów, które mają objąć raport oraz rozbicie czasowe na miesiąc i rok.
Raporty są generowane z podziałem na następujące kategorie:
- Raport przychody
- Raport koszty
- Raport marża (w tym raporcie po wybraniu określonych kryteriów jest tworzony raport z wyliczoną marżą Klienta na podstawie zaciągniętych przychodów i kosztów).