Outsourcing księgowości ? na czym polega i czy w ogóle się na niego decydować?

Na jakie czynniki zwracać uwagę przy podejmowaniu decyzji o przejściu na zewnętrzną obsługę księgowo-finansową (czyli Outsourcing księgowości)?

Skuteczne zarządzanie firmą, bez względu na jej wielkość i uwarunkowania finansowe oraz skalę działania wymaga umiejętnego delegowania obowiązków: czy to wewnątrz przedsiębiorstwa, czy w odniesieniu do współpracy z innymi podmiotami. Jedną z form przekazania określonych działań i obowiązków np. w zakresie obsługi księgowo-finansowej zewnętrznej jednostce jest outsourcing księgowości. Dzięki korzystaniu ze wsparcia Biura Rachunkowego właściciel, dyrektor zarządzający czy prezes firmy, a także podlegli mu pracownicy z kadry zarządzającej, zamiast na bieżącej obsłudze księgowej i obrachunkowej oraz śledzeniu przepisów, mogą skoncentrować się na działaniach mających na celu rozwój biznesu.

Przed wyborem zewnętrznej obsługi księgowej

Najważniejsze przed rozpoczęciem procesu poszukiwania odpowiedniego Biura Rachunkowego jest zanalizowanie stanu faktycznego czyli jakie realne potrzeby z zakresu finansowo-księgowego posiada spółka, i które elementy działalności mogłaby ewentualnie zlecić zewnętrznej firmie. Innego rodzaju potrzeby ma bowiem podmiot, generujący dużą sprzedaż, wiele faktur zakupowo-sprzedażowych, posiadający magazyn, skomplikowane transakcje, a innego – działalność gospodarcza.

Należy wypisać listę potrzeb jednostki z uwzględnieniem czy obsługa ma obejmować jedynie prowadzenie księgowości czy też obsługę kadr i płac, a może dodatkowo wsparcie w zakresie doradztwa podatkowego czy transakcji poza unijnych.

Koszty i analiza kompleksowości obsługi

Przy Outsourcingu księgowości należy dokonać kalkulacji obsługi i zastanowić co jest bardziej opłacalne dla spółki.

Przy porównaniu należy w takiej sytuacji wziąć pod uwagę:

• koszt rekrutacji kadry
• koszt pracownika bądź zespołu
• koszt oprogramowania
• koszt szkoleń pracownika w zakresie aktualizacji przepisów
• koszt biura
• koszt zatrudnienia/korzystania z obsługi dodatkowych profesjonalistów w zakresie np. doradztwa podatkowego
• koszty wdrażania nowej osoby w obowiązki
• czas.

Zatrudnienie specjalisty (księgowy, pomoc księgowa, asystent księgowego) w firmie, zapewnienie mu nowoczesnych narzędzi pracy takich, jak oprogramowanie komputerowe i wszystkie (powyżej wymienione) elementy niezbędne do pracy stanowią konkretny łatwy do skalkulowania koszt w skali miesiąca. Należy go oszacować, planując uruchomienie nowego etatu. Już na tym etapie część przedsiębiorców stwierdza, że outsourcing jest dla nich bardziej opłacalny.

Poza tym, rozważając korzystanie z obsługi księgowej zapewnianej przez zewnętrzne Biuro Rachunkowe, należy wziąć pod uwagę także kwestię odpowiedzialności. Jeśli firma posiada swoich, zatrudnionych na etacie, specjalistów do spraw kadrowych, płacowych czy majątkowych, konsekwencjami za niedotrzymanie przez nich jakichkolwiek terminów spoczywa na firmie. Podobnie jest również w sytuacji, gdy pracownik był niedoinformowany, nie zapoznał się ze zmianami w przepisach itp. O tych problemach można jednak zapomnieć, jeśli firma korzysta z outsourcingu księgowości. Wówczas wszelka odpowiedzialność spoczywa na Biurze Rachunkowym, a przedsiębiorca nie musi nawet pamiętać o mijających terminach. Wszystkim zajmuje się zewnętrzna księgowa i to na jej barkach spoczywa dotrzymanie umowy, reprezentowanie zamawiającego przed urzędami, sporządzanie dokumentów kadrowych i wiele innych.

Oczekiwania i potrzeby spółki vs. co Biuro Rachunkowe może mi zaoferować.

Gdy już podjęta zostanie decyzja o chęci skorzystania z Outsourcingu księgowego pozostaje wybranie właściwego Biura Rachunkowego.

Pierwszym etapem jest zawsze pozyskanie przez Biuro Rachunkowe informacji o działalności spółki, jego danych finansowych, specyfice działania, prowadzonych operacjach finansowych. Działamy na własnych formularzach, które pozwalają nam zebrać większość tych danych w jednym miejscu, jednakże zawsze niezbędne jest dodatkowe spotkanie w postaci telekonferencji bądź rozmowy telefonicznej o szczegółach, które doprecyzowują dane z formularza.

Spółka przedstawia swoje oczekiwania i potrzeby i na tej podstawie oferowane są warunki współpracy.

Na co warto zwracać dodatkową uwagę przy wyborze Biura Rachunkowego

Istnieje kilka elementów, które są kluczowe przy wyborze, a mianowicie:

• renoma Biura
• dostępność kompleksowej kadry czyli, w zależności od potrzeb jednostki: doradców kadrowo-płacowych, doradców podatkowych, analityków finansowych, specjalistów od raportowania, prawników którzy  są dostępni ?od ręki? w tej samej firmie
• zautomatyzowane procesy czyli elektroniczny obieg dokumentów, który znacząco usprawnia współpracę pomiędzy Klientem a Biurem. Umożliwia płynną obsługę na terenie całej Polski, bez względu na siedzibę firmy Klienta
• opinie dotychczasowych Klientów
• certyfikowany program finansowo-księgowy oraz kadrowo-płacowy
• posiadane ubezpieczenie
• sprawna komunikacja i wiedza z kim się komunikować na każdym etapie współpracy.

Podsumowując, z outsourcingu księgowego korzystają zarówno małe i średnie firmy, jak również duże spółki. Wybierając firmę o odpowiednim doświadczeniu i renomie jest to rozwiązanie bezpieczne, ponieważ wszystkie dane są odpowiednio chronione, a firma uniknie kosztownych błędów i może wykorzystać zyskany czas na realizację najważniejszych celów z punktu widzenia strategii przedsiębiorstwa.